ingenious.V12 beinhaltet eine, an mehreren Stellen, integrierte Textverarbeitung. Sie ist zum einen in der Detailansicht eines Artikels in dem Bereich „Formatierter Text (RTF)“ in der Rubrik „Artikeltexte“ erreichbar und zum anderen finden Sie die Textverarbeitung in der Detailansicht der Workflow-Module und des Moduls „Einkauf“ in der Rubrik „Druckvorschau“, im Kopf- und Fußtext der Rubrik „Positionen“ der Workflow-Module und in der Textbausteinverwaltung.
Obwohl sich die Textverarbeitung in dem Modul „Artikel“ zunächst optisch von den anderen Textverarbeitungen zu unterscheiden scheint, gibt es keinerlei Unterschiede in Anwendung oder Leistungsfähigkeit.
Textverarbeitung im Modul „Artikel“
Textverarbeitung im Modul „Einkauf“
Bei der Textverarbeitung im Modul „Artikel“ sind lediglich standardmäßig nicht alle Werkzeugleisten eingeblendet. Dies können Sie bei Bedarf unter dem Menüpunkt „Anzeigen/Toolbar/…“ der Textverarbeitung ändern.
Einige der Funktionen der Textverarbeitung sind auch über Tastenkombinationen abrufbar. Die Tastenkombinationen werden im Menü neben der Funktion angezeigt. Einen Überblick über alle Tastenbelegungen und -kombinationen finden Sie im Kapitel 10.5.
Die Menüleiste
Mit der Menüleiste können in der Textverarbeitung alle Formationen und Einstellungen getätigt werden.
Sie besteht aus neun Menüpunkten, welche im Folgenden genauer erklärt werden
Menüpunkt „Datei“
Das Menü „Datei“ ist weitestgehend standardgemäß. Das bedeutet, die Befehle „Neu“, „Öffnen…“, „Speichern“, „Speichern unter…“, „Seite einrichten…“ und „Drucken“ finden Sie auch in den meisten anderen Textverarbeitungen. Um ein Dokument, welches mit der integrierten Textverarbeitung von ingenious.V12 geschrieben wurde, z. B. in der Textverarbeitung „Word“ von „Microsoft“ anzuschauen, müssen Sie es mit der Datei-Endung „.doc“, „.rtf“ oder „.txt“ abspeichern. So abgespeicherte Dokumente lassen sich nun in fast allen anderen Texteditoren öffnen. Um sich extern erstellte Dateien in der Textverarbeitung von ingenious.V12 anzuschauen, sollten die Dokumente ebenfalls in einem der drei oben aufgeführten Formate abgespeichert sein. Hinter dem Befehl „Voreinstellungen“ befindet sich ein Fenster, in dem zahlreiche Einstellmöglichkeiten zum Dokument zur Verfügung stehen, zum Beispiel welche Seitenzahl die erste sein soll oder ob es Unterschiede zwischen den einzelnen Seiten geben soll. Mit dem Menüpunkt „Druckvorschau“ öffnet sich ein neues Fenster, mit dem Sie sich Ihr aktuelles Dokument als gedruckte Version anschauen können. Der Menüpunkt „volles Fenster“ vergrößert den Bereich der Textverarbeitung auf fast Bildschirm füllendes Format, um auch bei größeren Texten den Überblick zu behalten.
Menüpunkt „Bearbeiten“
Im Menü „Bearbeiten“ finden Sie ebenfalls viele standardisierte Einträge vor. Hier bilden die Einträge „Großbuchstaben“, „Auswahl anzeigen“ und „Gehe zu Seite…“ die Besonderheit. Hinter „Großbuchstaben“ verbirgt sich eine Auswahl an Formatierungsmöglichkeiten von markierten Texten. Sie haben hier die Auswahl zwischen ALLES GROß, alles klein, Nur Den Anfang Groß, nUR dEN aNFANG kLEIN. Mit dem Eintrag „Gehe zu Seite…“ ist ein schnelles Springen an die entsprechende Seite immer gewährleistet. So gehört für Sie ab jetzt das Scrollen über evtl. mehrere Seiten der Vergangenheit an.
Menüpunkt „Anzeigen“
In diesem Menü befinden sich zahlreiche Einträge, welche das präzise Erstellen von Dokumenten erleichtert, so zum Beispiel die Einträge „Normal“ bzw. „Seite“: Von diesen beiden Punkten kann jeweils nur einer aktiv (erkennbar am Häkchen) sein. Standardmäßig ist hier „Normal“ eingestellt. Wählt man „Seite“ aus, ist die komplette Seite (bis zum Rand) zu sehen. Zusätzlich sind die Bereiche für Kopf- bzw. Fußtext und Haupttext getrennt dargestellt. Hinter dem Menüpunkt „Toolbar“ befindet sich die Möglichkeit, die Symbolleiste um die Symbolgruppen „Format“, „Stil“ und „Rahmen“ zu erweitern bzw. zu verringern. Mit dem Eintrag „Lineal“ können Sie das am obigen Rand angebrachte Lineal ein- bzw. ausblenden. Mit diesem Lineal haben Sie die Möglichkeit, Texte genau auszurichten und eigene Tabulatorstopps festzulegen. Mit dem Menüpunkt „Referenzen“ können Sie festlegen, wie die Referenzen dargestellt werden. Referenzen sind Verweise auf Felder deren Wert variabel ist, so z. B. die Felder Datum- und Zeitangaben, Hyperlinks, 4D Ausdrücke, HTML Ausdrücke und Seitenzahlen.
Referenzen nicht angezeigt
Referenzen angezeigt
Wenn Sie sich die Referenzen anzeigen lassen, erkennen Sie, auf welche Felder sich diese Referenz bezieht. So können Sie beispielsweise erkennen, zu welcher Internetseite ein Hyperlink führt. Wenn Sie das standardmäßig angebrachte Häkchen bei dem Eintrag „Bilder“ entfernen, werden keine Bilder mehr in dem Dokument angezeigt bzw. gedruckt. Die Bilder bleiben aber im Dokument und können bei Bedarf (Häkchen setzen) wieder angezeigt werden. Mit den Einträgen „Horizontale Bildlaufleiste“, „Vertikale Bildlaufleiste“ können Sie die Verschiebemöglichkeit des sichtbaren Bereichs Ihres Dokumentes ein- bzw. ausschalten. Auch die „Menüleiste“ kann mit dem gleichnamigen Eintrag ausgeblendet werden. Davon ist allerdings abzuraten, da sie erst mit dem erneuten Öffnen der Textverarbeitung wieder zur Verfügung steht. Die „Statusleiste“ bietet Ihnen noch zusätzliche Informationen zum Dokument, so zum Beispiel auf welcher Seite, welcher Zeile und welcher Spalte Sie sich gerade befinden.
Menüpunkt „Einfügen“
Die ersten beiden Einträge in diesem Menü sind „Datum und Zeit…“ und „Seitennummer…“. Mit diesen beiden Menüpunkten können Sie an der aktuellen Cursorposition das aktuelle Datum mit der aktuellen Zeit (nach Computeruhr) bzw. die Seitenzahl einfügen. Wählen Sie den Menüpunkt „Sonderzeichen“, öffnet sich ein Fenster in dem diverse Sonderzeichen, wie z. B. ©, §, ¾, Š, £, ¥, ‰ zur Verfügung stehen. Der Eintrag „Weiche Trennung“ fügt an der aktuellen Cursorposition ein unsichtbares Zeichen ein, welches für die Worttrennung zuständig ist. Mit der Option „Festes Leerzeichen“ können Sie ein Leerzeichen einfügen, welches in der Textverarbeitung als normales Zeichen gewertet wird. Das bedeutet, dass die Wörter, welche mit einem festen Leerzeichen verbunden sind, als ein Wort gelten und deshalb am Zeilenende nicht getrennt werden. Der Eintrag „Seitenumbruch“ veranlasst, die folgenden Texte auf eine neue Seite zu schreiben.
Der Eintrag „HTML Ausdruck“ bietet Ihnen die Möglichkeit, einen HTML-Code zu verfassen. Allerdings ist dieser in der normalen Ansicht des Dokumentes nicht sichtbar. Um ihn zu sehen, müssen Sie den im Menü „Anzeige“ die Option „Referenzen“ wählen.
Fenster um HTML-Code zu verfassen
Ansicht des HTML-Codes als Referenz
Um aus dem Dokument ein HTML-Dokument zu machen, müssen Sie es noch als ein solches abspeichern. Dieses Dokument kann ihr „Browser“ dann als Internetseite anzeigen. Mit dem Menüpunkt „Hyperlink“ können Sie Aktionen mit bestimmten Wörtern verknüpfen.
In dem obigen Beispiel würde sich, wenn ein Internetanschluss besteht, bei einem Klick auf den Text „Hier geht’s zur Suchmaschine“ ein Browserfenster mit der entsprechenden Internetseite öffnen. Der Menüpunkt „4D Ausdruck“ dient dazu, Werte von Feldern aus der Datenbank in das Dokument aufzunehmen. Sie erstellen eine Referenz auf die Datenbank von ingenious.V12. Das ist beispielsweise bei Seriendrucken sehr hilfreich. In dem nachfolgenden Beispiel wurde ein Briefkopf mit Hilfe von 4D Ausdrücken gestaltet.
Fenster zum Einfügen von 4D Ausdrücken
Ansicht des Briefkopfes mit eingeschalteten Referenzen
Ansicht des Briefkopfes mit ausgeschalteten Referenzen
Dieser Briefkopf ist von dem aktuellen Datensatz sowie dem aktuellen Datum abhängig. Tipp: Wenn Sie den Text kopieren und in einen anderen Datensatz einfügen, müssen Sie nur noch den Menüpunkt „Werkzeuge/Referenzen jetzt berechnen“ ausführen, und Referenzen aktualisieren ihre Werte automatisch.
Menüpunkt „Stil“
Im Menüpunkt „Stil“ finden Sie zahlreiche Möglichkeiten, einen markierten Bereich zu formatieren. So können Sie bspw. Texte in verschiedenen Varianten unterstreichen oder ihn Hoch- bzw. Tiefstellen. Mit dem Menüpunkt „Großbuchstaben“ weisen Sie den Editor an, sämtliche Buchstaben GROß zu schreiben. Hinter „Kapitälchen“ verbirgt sich eine voreingestellte Textformation. (z. B.: In dieser Zeile sind „Kapitälchen“ ausgeschaltet. In dieser Zeile sind „Kapitälchen“ eingeschaltet.)
Menüpunkt „Farben“
Mit dem Menüpunkt „Farben“ haben Sie umfangreiche Möglichkeiten, das Dokument ganz individuell farblich zu gestalten.
Menüpunkt „Absatz“
In dem Menü „Absatz“ finden Sie Einstellungsmöglichkeiten, um den Zeilenabstand oder die Ausrichtung der Absätze zu ändern. Außerdem können Sie die Form des Aufzählungszeichens („Bullet“ genannt) auswählen. Der Eintrag „Lineal kopieren“ speichert die Einstellung des Lineals, also den Dokumentenanfang und das Dokumentenende sowie die eingestellten Tabulatoren. „Lineal einfügen“ ändert dann die aktuelle Linealeinstellung auf die gespeicherte Einstellung ab.
Menüpunkt „Format“
Wie der Name schon sagt, beinhaltet das Menü „Format“ sämtliche Formatierungsmöglichkeiten für Ihr Dokument. Mit Hilfe der Unterpunkte dieses Menüs können Sie Spalten in das Dokument einfügen, Stilvorlagen erstellen, Rahmen setzen, Absätze festlegen sowie Schriftarten und Schriftgrößen ändern. Hinter dem Menüpunkt „Zeichen…“ verbirgt sich ein Fenster mit zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten zur Formatierung des Textes.
Fenster für die Formatierung von Texten
Absätze können Sie mit dem gleichnamigen Menüpunkt bearbeiten. Hier haben Sie die Möglichkeit, den Textbereich, die Ausrichtung und den Zeilenabstand einzustellen.
Fenster um Absätze zu formatieren
Mit einem Klick auf den Menüpunkt „Tabulatoren…“ öffnet sich ein Fenster, in dem alle Einstellungsmöglichkeiten zu Tabulatoren gegeben sind. Im Bereich „Position“ können Sie festlegen, wo sich der Tabulator befinden soll. Mit dem Bereich „Ausrichtung“ können Sie die Formatierung des Dokuments im Bereich dieses Tabulators einstellen. In dem Bereich „Führende“ können Sie bestimmen, mit welchen Zeichen die Zeile bis zum ersten Tabulator ausgefüllt wird, wenn Sie die Tabulatortaste betätigen. Beispiele und Übungen zur Verwendung von Tabulatoren finden Sie in Kapitel 5.5.1.6.
Fenster für die Tabulatoreigenschaften
Im Menü „Rahmen…“ können Sie einen Rahmenstil, eine Rahmenfarbe und die Hintergrundfarbe eines umrahmten Bereichs festlegen. Außerdem können Sie ganz individuell einstellen, wo sich der Rahmen befinden soll (nur oben und unten, nur links, rechts und oben, zwischen den einzelnen Zeilen, …).
Fenster um Rahmen zu erzeugen
Der Eintrag „Stilvorlagen“ in der Textverarbeitung von ingenious.V12 bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Formatierungen abzuspeichern und sie so auch für andere Texte verwendbar zu machen. Außerdem können Sie neue Formatierungen anlegen oder importieren.
Fenster um Stilvorlagen zu erstellen
Um ein Dokument in mehrere Spalten (max. 10) aufteilen zu können, finden Sie alle Einstellungsmöglichkeiten in dem Menüpunkt „Spalten…“.
Fenster um Spalten in ein Dokument einzufügen
Menüpunkt „Werkzeuge“
Um eine Tabelle zu erzeugen, dient der Eintrag „Tabellen-Assistent“. Wenn Sie auf diesen Menüpunkt klicken, öffnet sich ein Fenster um eine Tabelle zu erstellen. Hier können Sie die Anzahl der Spalten und Zeilen sowie die farbliche Gestaltung dieser festlegen. Mit dem Menüpunkt „Rechtschreibung“ können Sie Ihren Text auf Rechtschreibfehler überprüfen. Im Menüpunkt „Sprachen“ können Sie eine Sprache aussuchen. Die Rechtschreibprüfung wird dann nach der eingestellten Sprache durchgeführt. Zusatzinformationen wie zum Beispiel Autor, Firma oder Erstellungsdatum können Sie Ihrem Dokument mit dem Menüpunkt „Dokument-Information…“ zuweisen. Der Eintrag „Dokument-Statistik…“ dagegen gibt Ihnen Auskunft darüber, wie viele Absätze, Bilder, Hyperlinks, Seiten, Wörter, Zeichen oder Zeilen sich in dem Dokument befinden. Der Menüpunkt „Referenzen jetzt berechnen“ veranlasst die Textverarbeitung, bei allen Referenzen den Wert zu prüfen. Dies ist nötig, weil nur die Referenz „Seitenzahl“ automatisch aktualisiert wird. Ändert sich dagegen ein Wert aus der Datenbank, auf den Sie sich mit einer Referenz („4D Ausdruck“) im Dokument beziehen, müssen Sie mit einem Klick auf den Eintrag „Referenzen jetzt berechnen“ das Aktualisieren des Dokuments veranlassen. Mit dem Menüpunkt „Referenzen umformen“ können Sie Referenzen in normalen Text umformen. Somit bleibt der aktuelle Wert der Referenz für immer im Dokument enthalten. Aber Vorsicht! Eine einmal umgeformte Referenz kann nicht wieder zurückgeformt werden. Sie müssen dann also eine neue Referenz einfügen. Mit Hilfe des Menüpunktes „Entwurfsmodus“ können Sie unter Umständen die Textverarbeitung beschleunigen. Standardmäßig ist der Modus „WYSIWYG“ vorgegeben, d.h. die Definitionen der Druckerfonts werden vom Druckertreiber des gewählten Druckers gelesen. Die Texteingabe wird unter Umständen langsamer. Das hängt von dem Betriebssystem (speziell Windows 98), den Druckertreibern und den auf dem Rechner vorhandenen Hilfsprogrammen ab. In diesem Fall können Sie den Modus „WYSIWYG“ deaktivieren. Wählen Sie dazu den Befehl „Entwurfsmodus“. Sie sollten diesen Modus für einen neuen Seitenaufbau des Bildschirms deaktivieren. Das Drucken läuft immer im Modus „WYSIWYG“.
Die Symbolleisten
Die Symbolleisten dienen dem bequemeren/schnelleren Zugriff auf die Funktionen der Menüleiste. Da sich einige Symbole deutlich von dem Microsoft Standard unterscheiden, folgt eine kurze Erklärung der verwendeten Symbole in der Textverarbeitung von ingenious.V12. Ähnliche Erklärungstexte, wie sie jetzt folgen, erhalten Sie auch, wenn Sie mit dem Mauszeiger kurze Zeit über einem Symbol verharren.
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Aufzählungszeichen
Textformatierungen (fett, kursiv, unterstrichen)
Rahmen
8.2.1. Die Textverarbeitung in der Artikeldetailansicht
Die Textverarbeitung im Modul „Artikel“ wurde vorrangig als Ergänzung zum „Einfachen Text (ASCII)“ entwickelt. In diesem können Sie nur unformatierten Text eingeben. Bei „RTF“ („Richt Text Format“ = „Reichhaltige Textformationen“) dagegen haben Sie die volle Gestaltungsfreiheit in Absatz, Farbe, Grafik, Schrift, ... einer modernen Textverarbeitung. So haben Sie die Möglichkeit, hier komplette Beschreibungen zum entsprechenden Artikel zu hinterlegen. Auch das Einbinden von Artikelabbildungen stellt kein Problem dar. Diese Bilder können dann später auf Wunsch auch auf den Angeboten zu diesem Artikel gedruckt werden.
8.2.2. Die Textverarbeitung in den Projektdetailansichten
Zu der Textverarbeitung in den Modulen „Workflow“ gehört zusätzlich noch ein Popup-Feld mit der Bezeichnung „Druckvorschau“
In diesem Popup können Sie sich verschiedene Projektvorlagen, die Sie in der Textbausteinverwaltung angelegt haben, aufrufen. Standardmäßig wird die in den Programmeinstellungen für den jeweiligen Projektstatus voreingestellte Dokumentenvorlage verwendet. Einfach eine Voransicht auswählen und anschließend mit der Schaltfläche bestätigen.
Druckvorschau mit der „Voransicht“ eines Dokuments
Diese Ansichten werden dann automatisch mit den entsprechenden Daten generiert und zur Verfügung gestellt. Da Artikelbilder nur in Angeboten einen Sinn machen, ist in der Dokumentenvorlage „Angebot“ standardmäßig „RTF Text“ als „PosText Herkunft“ eingestellt. Um dies in einem einzelnem Dokument zu ändern, befindet sich in der Detailansicht jedes Projektes in der Rubrik „Parameter“ ein Popup-Feld „PosText Herkunft“. Aber natürlich können Sie die Textverarbeitung auch im herkömmlichen Sinne verwenden und eigene Texte erstellen und drucken.