ingenious.V12
Benutzerverwaltung
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Genauso einfach wie die Verwaltung von Artikeln und Kontakten in ingenious.V12 funktioniert, können auch die Benutzer verwaltet werden. Alle „Benutzer“, also jeder Anwender der mit ingenious.V12 arbeiten möchte, benötigt einen Zugangsaccount mit dem er sich bei ingenious.V12 anmelden kann. Dieser Account besteht mindestens aus dem Login-Namen, dem Passwort und der Benutzergruppe (mehrere Benutzer mit denselben Rechten). Selbstverständlich können Sie mit der Benutzerverwaltung von ingenious.V12 nicht nur Benutzer anlegen und in Gruppen einteilen. Sie haben auch die Möglichkeit, jedem einzelnen Benutzer individuelle Rechte detailliert zu erteilen oder zu verweigern. Außerdem können zahlreiche Informationen zu jedem Benutzer gespeichert und die Rechte jederzeit verändert werden.

Allgemein

Die Startansicht der Benutzerverwaltung umfasst im linken Teil ein Baumdiagramm, welches die Gruppenzugehörigkeit der Benutzer darstellt, und im rechten Teil in der Registerkarte „Allgemein“ die Detaildaten zu dem jeweiligen Benutzer. Hier kann man den Benutzer einer Gruppe oder einer Abteilung zuweisen. Weiterhin sind auf dieser Registerkarte Felder für „Name“, „Funktion“, „Telefon“, „E-Mail“ und ein Popup-Feld zur Auswahl der Sprache des Benutzers angebracht.

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Da mit der Benutzerverwaltung der Zugriff auf vertrauliche interne Daten geregelt wird, sollte es nur autorisierten Personen in Ihrer Firma gestattet sein, die Benutzerverwaltung zu öffnen und Benutzerrechte zu vergeben. Allerdings muss es mindestens ein Benutzerprofil geben, welches in ingenious.V12 uneingeschränkte Rechte genießt. Solch einen Benutzer wird in der Computerbranche allgemein als „Administrator“ bezeichnet. Dieser hat dann die Möglichkeit, weitere Benutzer bzw. Gruppen zu erstellen, zu ändern oder zu löschen. Wenn es in Ihrer Firma mehrere dieser so genannten „Admin`s“ geben soll (z. B. der Chef, der Stellvertreter, …), wäre es sinnvoll, dafür extra eine Gruppe zu erstellen. Wie man eine solche Gruppe bzw. einen Benutzer anlegt, wie man Passwörter ändert und wie man Benutzer vorübergehend deaktiviert oder löschen kann, lernen Sie in den folgenden Übungen.

 

Neue Gruppe anlegen

Um eine neue Gruppe anzulegen, sind nur wenige Schritte/Klicke notwendig.

1.   Klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche Kap_5_5_5_1_Bild_2.jpg.

2.   Es erscheint ein Menü um der Gruppe einen Namen zu geben. Tragen Sie hier bitte zu Übungszwecken den Gruppennamen „Test“ ein.

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3.   Die Gruppe erscheint mit einem Gruppenicon im Baumdiagramm (links) der Benutzerverwaltung.

Das Gruppenprofil besteht, wie auch das Benutzerprofil, aus drei Karteikarten mit zahlreichen Möglichkeiten, um Rechte einzuschränken.

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Neuen Benutzer anlegen

Bevor man einen Benutzer anlegt, sollte man sich zuerst Gedanken darüber machen, was der Benutzer können muss, damit der Mitarbeiter seine Aufgaben erledigen kann. Alles was der Mitarbeiter nicht für die Erfüllung seiner Aufgaben benötigt, sollte ihm aus Sicherheitsgründen verwehrt werden. So kann es bspw. nicht vorkommen, dass der Praktikant versehentlich alle Kontakte löscht.

Um einen neuen Benutzer anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1.   Klicken Sie auf die Schaltfläche Kap_5_5_5_1_Bild_5.jpg „Neuen Benutzer anlegen“.

2.   Es öffnet sich ein Fenster zur Dateneingabe. Geben Sie hier die erforderlichen Daten, wie „Login-Name“, „Login-Passwort“ und „Gruppe“ ein.

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3.   Bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“

Das Benutzerprofil wird im Baumdiagramm der ausgewählten Gruppe zugeteilt und kann bearbeitet werden.

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Benutzer einer anderen Gruppe zuordnen

1.   Wählen Sie das zu verschiebende Benutzerprofil mit einem Mausklick aus dem Baumdiagramm aus.

 

2.   Wählen Sie aus dem Popup-Feld „Gruppe“ in der Registerkarte „Allgemein“ die neue Gruppe (in diesem Beispiel wählen Sie bitte die Gruppe „Test“) aus.

 

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Es erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob das Benutzerprofil wirklich verschoben werden soll.

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3.   Nach der Bestätigung mit der Schaltfläche „OK“ erscheint der Benutzer in der neuen Gruppe „Test“.

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Benutzerpasswort ändern

Um ein Passwort zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

1.   Klicken Sie auf die Schaltfläche Kap_5_5_5_1_Bild_11.jpg.

Es öffnet sich ein Fenster um das alte Passwort durch ein neues Passwort zu ersetzen.

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2.   Klicken Sie nach der Passwortänderung auf „OK“, um die Änderungen wirksam zu machen.

 

Benutzer deaktivieren

Um einen Benutzer vorübergehend zu deaktivieren, etwa weil der Mitarbeiter im Urlaub ist, ist lediglich ein Klick auf die Schaltfläche Kap_5_5_5_1_Bild_14.jpg notwendig. Die Ansicht des Benutzers in der Baumstruktur ändert sich, wie folgt:

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Aktivierter Benutzer

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Deaktivierter Benutzer

Benutzer oder Gruppe löschen

Das Löschen von Benutzern oder Gruppen geschieht mit der SchaltflächeKap_5_5_5_1_Bild_16.jpg.

Benutzerrechte

Die Registerkarte „Benutzerrechte“ umfasst sämtliche Rechte, welche ein Benutzer besitzen kann, um Änderungen in ingenious.V12 durchzuführen. Diese sind ebenfalls, wie die Gruppenzugehörigkeit, in einem Baumdiagramm dargestellt. Hier können Sie die Rechte eines Benutzers für die Arbeit in den einzelnen Modulen und Verwaltungswerkzeugen ganz genau beschränken.

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Es gibt zwei Varianten, Benutzerrechte einzuschränken. Entweder Sie sperren dem Benutzer den Gesamtzugriff auf ein Modul oder Sie schränken die Rechte innerhalb eines Moduls ein. Um einem Benutzer den Gesamtzugriff auf ein Modul zu verbieten, genügt ein Klick auf das so genannte Sammelrecht dieses Moduls. Ein Sammelrecht (auch grobes Recht genannt) kann mehrere untergeordnete Rechte (so genannte spezielle Rechte) umfassen. Deaktiviert man ein solches Sammelrecht per Doppelklick (5_3_5_3_Ikon_1 aktiviert, 5_3_5_3_Ikon_2 deaktiviert), sind auch alle darin enthaltenen (untergeordneten) Rechte deaktiviert.

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Modulzugriff Vertrieb deaktiviert

Der Gesamtzugriff auf das Modul ist dem Benutzer jetzt verwehrt. Mit dem nächsten Login des Benutzers ist das Modul „Vertrieb“ für ihn nicht mehr zu sehen.

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Muss ein Benutzer allerdings auf Daten im Modul „Vertrieb“ zurückgreifen können, soll aber keine Angebote löschen dürfen, wird für ihn das spezielle Recht „Angebote löschen“ deaktiviert.

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Benutzer darf keine Angebote löschen

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Fehlermeldung beim Versuch ein Angebot zu löschen

Auf diese Weise kann der Administrator von ingenious.V12 jedem Benutzer die Rechte geben, die auch wirklich dessen Tätigkeitsfeld entsprechen.

Reportrechte

Die Registerkarte „Reportrechte“ enthält alle Rechte, welche der Informationsgewinnung aus ingenious.V12 in Berichtsform dienen.

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Registerkarte „Reportrechte“

Gibt man beispielsweise einem Benutzer sämtliche Reportrechte für das Modul „Kontakte“, so kann der Benutzer auf alle Berichte in diesem Modul zurückgreifen.

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Möglichkeiten des Benutzers

Verweigert man ihm allerdings ein paar Reportrechte, sind diese Druckberichte für ihn nicht mehr sichtbar (analog Benutzerrechte).

Übergreifend über beide Reiter „Benutzerrechte“ und „Reportrechte“, ist es möglich, Rechte eines Nutzers (oder einer Gruppe) auf einen anderen Nutzer zu übertragen.
Durch einen Klick auf das Symbol „Benutzerrechte übertragen“ Kap_5_5_5_3_Bild_3.jpg können Sie ausgewählten Nutzern die Rechte anderer Nutzer übertragen.

Im folgenden Beispiel werden die Benutzerrechte des Nutzers „Administratorkonto“ auf den Nutzer „Hans Mustermann“ übertragen:

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Ebenso können Sie die Rechte einer Gruppe, auf eine einzelne Person übertragen. Wählen Sie hierfür „Gruppenrechte“ im Fenster „Übertragen der Benutzer- und Reportrechte“:

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Mit der Bestätigung dieser Aktion (Klick auf „OK“), werden in diesem Beispiel dem Nutzer Hans Mustermann, die Rechte der Gruppe „Produktion“ übertragen.

Benutzer- und Gruppenrechte können jedoch nicht nur von einer Person auf eine andere übertragen werden, sondern es können auch Rechte von Benutzern zurück gesetzt werden. Mit einem Klick auf das Symbol Kap_5_5_5_3_Bild_6.jpg „Benutzerrechte zurück setzen“, werden die Rechte des jeweiligen Nutzers zurück gesetzt. Als Folge werden dem Benutzer die jeweiligen Rechte der Gruppe übertragen, zu der er gehört.

Die folgende Ansicht zeigt, dass Hans Mustermann zunächst alle Rechte der Kategorie „Kontakte“ inne hat:

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Werden nun die Rechte des Benutzers Hans Mustermann zurück gesetzt, hat dieser nur noch eingeschränkten Zugriff auf einige vormals freigegebene Funktionen:

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